צרות של תקתקנים

כשאתה מאמן אנשים הרבה שנים, אתה מתחיל להבחין בגלים שכאלה. לדוגמא: תקופה שכל הזמן עולה בשיחות סוגיית גבולות. זה גם איכשהו יוצא במתאם לדברים שקורים לי אישית בחיים. קטע מטורף!

והנה, השבוע, הגיעו אליי שני בעלי עסקים, שניהם גברים צעירים בשנות הארבעים הראשונות לחייהם, מצליחים מאוד מאוד בתחומם, שניהם תקתקנים, טכנולוגיים, סופר אינטליגנטיים, עם סיסטם ברור לניהול זמן ומשימות, ודווקא אצלם התגלה מן חוסר יעילות, חוסר שקט, חוסר שביעות רצון בקשר להתנהלות שלהם.

מי שמכיר אותי יודע שאני אמא של התקתקניות. ותמיד חשבתי שתקתקנות זה טוב. נקודה. עם השנים (והזקנה?) אני מבינה שכמו לכל תופעה אנושית, וכל הרגל, גם לתקתקנות יש את המגרעות שלה.

אז מתי תקתקנות לא עובדת? ומה עושים לגבי זה?

הסכיתו ושמעו.

ארז.

ארז הגיע למשרד שלי לפגישה מוקדמת בבוקר. יש הרבה אנשים שכשאני מציעה להם להיפגש ב 08 או 08:30 (אני ציפור דרור, קמה עם הזריחה...) הם מרימים גבה. אבל ארז דווקא התעקש על שעה מוקדמת. ישבנו ושוחחנו. תוך כדי הפגישה הוא הוציא שלל אביזרים טכנולוגיים כולל צג חיצוני כדי שאני אראה את הסיכום שהוא כתב לפגישה שלנו, מעמד ללפטופ ועוד כהנה וכהנה. יעילות אמרנו?

הוא עובד עם טרלו – אפליקציה מצוינת לניהול משימות. ועדיין הוא הולך לאיבוד, חווה תחושת בלגאן, ובגדול – מרגיש שדברים לא יושבים טוב, שהוא לא מספיק, ושיש פער גדול בין הפוטנציאל שהוא יודע שיש בעסק שלו לבין מה שקורה בפועל. נכנסתי אתו ממש לתוך היומן שלו ולתוך אפליקציה ניהול המשימות שלו, משימה אחר משימה. הנה חלק ממה שגילינו:

• לא נושאים, רק משימות. חלק מהמשימות שלו, לא היו בכלל משימות כי אם נושאים. לדוגמא: שדרוג אתר. זאת לא משימה. בהקשר הזה משימה תהיה לדוגמא- להוסיף עוד 3 עדויות לקוח, לעדכן את הלוגו ללוגו החדש או להוסיף כפתור וואטסאפ. כשאנחנו כותבים נושאים במקום משימות אנחנו מחוללים למעשה דחיינות. כי כשאנחנו מסתכלים על לוח המשימות שלנו הכל גדול, עמום, לא ברור... ובטח לא מעודד לעשייה. אם יש לכם נושאים במקום משימות בלוח שלכם, אפשר לנעוץ ביומן קוביית זמן לתכנון משימות. לדוגמא: פגישה עם עצמי בת שעה שמטרתה הכנת רשימת השינויים שיש לעשות באתר.

• רק משימות. היה באפליקציה לוחות של משימות שהכילו אינפורמציה על הלקוחות שלו שהיה חשוב לארז לשמור. הוא אמר שנוח לו שהמידע הזה בטרלו. זה בסדר גמור כסיסטם. אבל חשוב שכשאתם מסתכלים על המשימות הפתוחות שלכם- לא יהיה שם רעש כלומר לא יהיה מידע אחר, שאיננו משימות. עודף מידע שכזה יוצר תחושת עומס, כאילו יש לנו המון משימות ואנחנו נדרשים למעשה לברור את המוץ מהתבן.

• מדד להצלחה. למרות כל הניהול הזה, לא נוצרה תחושת הצלחה. הרי יש תמיד יותר משימות מכפי שנוכל להשלים ביום נתון. אז מה יכול לתת תחושת הצלחה? כדי לייצר תחושת הצלחה, צריך להגדיר מהי הצלחה במונחים ריאליים כדי שהיא תיתפס כאפשרית. הצעתי שבכל בוקר ארז יגדיר ויכתוב 3-5 משימות שהכי חשוב להשלים באותו יום. השלמתם תהיה המדד להצלחה.

שגיא.

נפגשתי עם שגיא בזום והסתבר לי שהוא עובד מול המחשב בין 14 ל-15 שעות ביום. מטורף. אשתו מתלוננת, הוא לא ממש מספיק לראות חברים או לעשות ספורט. נכנסתי אתו לפרטים: מתי אתה קם? איך נראה היום שלך? איך אתה יודע מאיזו משימה להתחיל? איך אתה מנהל את הלו"ז שלך? את המשימות שלך? הסתבר, ששגיא מקצה מראש משימות לכל יום באפליקציה לניהול המשימות. עד שהוא לא מסיים את כל המשימות – הוא לא קם מהמחשב.

בניהול זמן – אנחנו מכפיפים את המשימות לזמן, ולא להיפך. כלומר- אנחנו מחליטים מה שעות העבודה שלנו, ובמסגרתם אנחנו מבצעים את המשימות הכי חשובות שנכנסות בתוך מסגרת הזמן הזאת. מובן שאנחנו יכולים לחרוג במידת מה משעות העבודה שקבענו כדי להשלים משימות קריטיות, אבל זו חריגה, ולא הכלל.

העניין הזה, של ניהול זמן ומשימות, הוא לכאורה טכני, אבל הוא יוצר תוצאות ובשורה התחתונה- איכות חיים. אחחח… אני אוהבת ניהול זמן.