עשר קונספציות שגויות באשר לניהול זמן

ניהול זמן נמצא כעת בכותרות, וברור מדוע. אנשים עובדים מהבית, מג'נגלים עבודה וילדים, עובדים כשאנחנו שכובים במיטה – כולנו צריכים להמציא את עצמנו מחדש.

מחקרים מראים ש 70 אחוז מהאנשים עובדים מעבר לשעות העבודה ובסופי השבוע ואינם נהנים מאיזון בית עבודה. בזמנים כאלה, ניהול זמן הוא קריטי.

כל אחד יכול ליפול לבורות של ניהול זמן. הנה 10 קונספציות נפוצות אך שגויות לגבי ניהול זמן:

1. אין מספיק זמן.

כולם חושבים כך: יש לנו המון משימות ואם רק היה לי יותר זמן הייתי מספיק את הכל. אין פה קסמים. לא יהיו יותר מ-24 שעות ביממה. המחשבה שתעצים אותנו היא – יש מספיק זמן, אנחנו צריכים ללמוד איך להפיק ממנו את המרב.

2. יש פתרון נכון.

לכל אחד יש הרגלים, צרכים ורצונות שונים, פתרון שמתאים לאחד לאו דווקא יתאים לאחר, ופתרון שמתאים לי בתקופה מסוימת עשוי להתגלות כפחות מתאים בתקופה אחרת. כדאי לסמן לעצמכם איפה אתם מבזבזים זמן ולאמץ כלי מתאים. לדוגמא- יש כלים לעזרה בניהול המייל שלכם, אם אתם מוצאים ששם האתגר.

זה לא סוד. ימים לא קלים עוברים על כולנו. אי וודאות בריאותית וכלכלית, איומים על סגירת הים ומקומות הבילוי חדשות לבקרים, ירידה בהיקף העבודה, חלקנו בחל"ת או לא עובדים כלל.

3. להיות עסוק זה להיות פרודוקטיבי.

להיות פרודוקטיבי משמעו לנצל את הזמן שלך בצורה מיטבית בכל רגע נתון, לאו דווקא להיות עסוק כל הזמן. איך עושים את זה?

– לעצור לרגע ולזהות מה הכי חשוב וחיוני לעשות.

– ריטואל ערב- להסתכל על הלוז של מחר ולומר לעצמי מה שלושת הדברים הכי חשובים להשלים מחר

– למגר הסחות דעת ככל שניתן

– לעצור רגע לפני שאתם אומרים "כן" למשימה מסוימת ותשקלו האם היא חשובה והאם באמת יש לכם זמן אליה

– להקיף את עצמכם באנשים פרודוקטיביים.

4. פחות מתח וחרדה.

נכון. כשמנהלים זמן כראוי ניתן להפחית לחץ. יחד עם זאת, שיטות מסוימות לניהול זמן יכולות דווקא להגביר מתח. כל מתודה לניהול זמן תהיה יעילה אם נהיה מודעים למגבלות שלנו, ולא ניתן לשיטה להשתלט לנו על החיים.

5. הערכת חסר.

הקצבתם שעה למשימה מסוימת. בסוף זה לקח שעתיים. כל הלו"ז מתבלגן. מצד אחד כשמקציבים זמן מסוים למשימה, זאת מוטיבציה להשלים את אותה משימה בזמן שהוקצב. יחד עם זאת – לעיתים זה פשוט לא אפשרי. לא ריאלי. לגבי משימות שחוזרות על עצמן -עקבו אחרי משך זמן הביצוע בפועל מספר פעמים על מנת לדעת את הזמן האמיתי הנדרש.

ובאופן כללי- פשוט היו מודעים לכך שאנשים נוטים להערכת חסר, ותקציבו טיפה יותר זמן לכל משימה.

Low hanging fruit.6

אנחנו נוטים לגשת למשימות הקטנות והקלות. למחוק הכי הרבה שורות מרשימתך המשימות שלנו על מנת שנרגיש שעשינו משהו היום. אבל יש הבדל בין לעשות, להיות עסוק, להשלים משימות – לבין להיות פרודוקטיבי. הדבר הנכון הוא להשקיע את הזמן ראשית במשימות הכי חשובות, כאלה שיביאו לארגון או לעסק שלנו הכי הרבה תועלת או ימנעו הכי הרבה נזק.

7. חייבים לקום מוקדם.

כולנו שמענו על מועדון חמש בבוקר. על כמה זה נפלא. אבל האמת היא- הרגלי השינה משתנים מאדם לאדם. יש את ציפורי הדרור ויש את הינשופים. מה שכן – חשוב לשמור על היקף שעות שינה מספק, בין אם הולכים לישון בשמונה בערב ובין אם בחצות.

8. ניהול זמן יגרום הפחתה בהיקף העבודה.

למרבה הצער – זה לא נכון. אנחנו נוטים למלא את כל החללים במשימות (חוק פרקינסון). אין ריק בזמן. הוא תמיד מתמלא.

מה שכן ניתן לעשות – לדאוג לכבוש קוביות זמן ביומן לטובת רווחה אישית.

9. כדאי לסיים משימות בזמן הקצר ביותר.

מהר מהר. לסיים כמה שיותר סעיפים ברשימת המשימות…רק שיש בכך שתי בעיות. הראשונה – אנחנו שורפים את עצמנו ובסופו של דבר הופכים להיות הרבה פחות פרודוקטיביים. השני – האיכות של עבודה שלנו עשויה לרדת, מה שישפיע בוודאי על התוצאות שאנחנו מפיקים.

10. צריך להיות זמינים תמיד.

להגיד כן לכל בקשה לזמן שלכם לא תוביל אתכם רחוק. תתחילו להגיד לא. להגיד לא משמעו לנהל את החיים שלכם, את הזמן שלכם, ולא לתת לאחרים לנהל את העניינים. הציבו גבולות באשר לשעות העבודה שלכם, וקבלו על עצמכם משימות בהתאם לתקציב הזמן העומד לרשותכם ולסדר העדיפויות שלכם.