על מולטי-טאסקינג וסוויצ' טאסקינג

לפני שבוע סגרתי סדנה תהליכית בתל אביב שכללה 3 מפגשים. אחד המשתתפים, עורך דין ותיק ומוכר בתחומו אמר במפגש הראשון, כאשר דברנו על הצפיות מהסדנה, שהוא רוצה שאני אהפוך אותו למולטי טאסקר... אחד כזה שעושה כמה משימות במקביל. לגבי הבקשה שלו, אמרתי לו, לא רק שאני לא יכולה לעשות את זה, אני גם לא רוצה לעשות את זה. כי מולטי-טאסקינג היא אגדה אורבאנית, ולמרות ששמה נקשר בפרודוקטיביות ומצליחנות, היא אחת הסיבות לכך שאנחנו הרבה פחות יעילים ומבזבזים המון המון זמן. מה זה מולטי-טאסקינג כשמדברים על מולטיטאסקינג מתכוונים לביצוע כמה משימות במקביל. הרעיון הזה נלקח מעולם מחשבי העל, שזמן המעבר שלהם ממשימה למשימה כל כך קצר, עד כי נדמה לנו שהם מבצעים כמה משימות בו זמנית. בפועל – הם מבצעים את המשימות באופן טורי – וכך גם בני אדם – אינם יכולים לבצע כמה משימות בו זמנית. לכלל זה יש חריג – כאשר מדובר במשימה שאינה דורשת כוח מוח כמו הליכה. למרבה הצער אכילה היא דווקא פעולה שניתן לעשות במקביל לכל פעולה אחרת... אז מה זה סוויצ' טאסקינג? אם מולט יטאסקינג הוא ביצוע משימות במקביל, והילה נקשרה בשמו – הרי שסוויצ' טאסקינג הוא מעבר תדיר ממשימה למשימה – והוא ידוע היום כאחד מזללני הזמן הגדולים ביותר. מחקרים מראים שמיגור סוויצ' טאסקינג יכול לחסוך 30% מהזמן שלנו. מטורף! הגורם העיקרי לסוויצ'טאסקינג הם מסיחי הדעת המצפצפים למיניהם – אימייל, וואטסאפ, טלפון. אז מה אפשר לעשות? מודעות. ראשית. היו מודעים למחיר הכבוד מנשוא שהסוויצ' טאסקינג עולה לנו. הדבר נכון במיוחד כשאנחנו בעיצומה של משימה שדורשת ריכוז, יצירתיות וחשיבה. הנטייה שלנו היא להיענות לכל דרישה לתשומת הלב והזמן שלנו ולעזוב מידית את מה שאנחנו עושים. גם מתוך סקרנות. אם נהיה מודעים למחיר של התנהלות זו – יכול להיות שנבחר אחרת. צמצום הסחות הדעת. בכפוף לעיסוק שלכם ולנסיבות חייכם, נסו לצמצם את הסחות הדעת. סגרו את חלון האימייל, כבו את הטלפון בפרקי הזמן שהדבר אפשרי, השתיקו קבוצות וואטסאטפ או שימו את הטלפון על MUTE כשאפשר, בקשו מקולגות במשרד שלא להפריע בפרקי זמן מסוימים. ג'ב בלאונט, אחד מהגורואים של המכירות בארה"ב מספר שהוא נהג להשתמש בשלט do not disturb בפרק הזמן היומי שבו הוציא טלפונים ללקוחות פוטנציאליים. אגב. בטלפון יש אפשרות להשתיק את הצלצול של כל אנשי הקשר שלנו ולהחריג אנשי קשר מסוימים כך שרק אם הם יתקשרו הטלפון אכן יצלצל (בית הספר, הילדים, הבוס, הלקוח הכי חשוב שלי). רכזו משימות מאותו סוג. צרו לא יותר מ-3 קוביות זמן ביום ובהם תטפלו בתקשורת נכנסת – מיילים, מענה לאנשים שהתקשרו, וואטסאפ. ככל שנרכז משימות מאותו סוג נהיה יותר יעילים. ובשורה התחתונה – חשוב לזכור שרב הפניות הנכנסות לא דורשות טיפול כאן ועכשיו. רחוק מזה. והתייחסות אליהם ככזאת יכולה לחסוך לנו 2 עד 3 שעות ביום!