מה זה פינג פונג כיס
פינג פונג כיס, הוא חלופת התקשורת הטקסטואלית שלכם (מייל, וואטסאפ...) לתיאום פגישה. פינג פונג – ברור.. וכיס – טוב.. מה תמיד יש בכיס אם לא הסמאטרפון שלנו. הידעתם שזה מרחיב את זמן העבודה שלכם ב 18%? לא.. זה מטורף!
אז מה אפשר לעשות?
הנה כמה רעיונות לקביעת פגישות יעילה:
אם חלופת הטקסטים לקביעת פגישה עלתה על שלוש... תתקשרו ותשוחחו. איכשהו, עם כל הקדמה, היכולת שלנו לשוחח עם עמיתים הידלדלה.. ככה שעל הדרך תחזקו קשרים ותעשו קצת נטוורק.
תמיד תמיד תמיד תוציאו זימון לצד השני עם כלללל הפרטים -
* משך הפגישה (מ... עד...) * מיקום מדויק כולל עיר, קומה אם רלוונטי * קוד כניסה לבניין אם רלוונטי * לינק לוויז * הצעות למקום חנייה או אם יש חנייה שמורה לאורח
את הכלל הזה למדתי על בשרי. לי קרה כבר שהגעתי לפגישה בזמן, ומבחינת הצד השני זה היה בחצי שעה איחור, וגם – שנסעתי לגרג ביס פלאנט בעוד הלקוחה חכתה בגרג סינימה סיטי... בהערות שווה גם לציין אג'נדה ומסמכים חשובים שכל אחד מהצדדים יביא.
יצא לי לא פעם לראות ביומן שלי פגישה שכותרתה "פגישה עם נילי".
עד כמה שאני אוהבת להיפגש עם עצמי.. זה קצת מבלבל אותי... אז אם אתם מזמינים מישהו לפגישה – תרשמו גם את השם שלכם...
אם הצד השני הציע כמה אופציות ואף אחת לא מתאימה לכם – תועילו ותציעו כמה אופציות חלופיות.
לתיאום פגישה מרובת משתתפים אני נוהגת לפתוח קבוצה ייעודית בוואטסאפ עם כל המשתתפים. אל דאגה – אני דואגת לסגור את הקבוצה לאחר שהפגישה תואמה וזימון יצא לכל המשתתפים.
אני נוהגת לתזכר את הלקוחות שלי יום לפני פגישה על עצם קיומה, על השעה והמקום. אולי זה קצת מנג'ס, ואולי תגידו שזה להסיר אחריות מהצד השני וזה לא מעצים... אבל בחיי שזה חסך לי הרבה אי נעימויות וזמן.