לאן נוזל הזמן?

תכנית חומש לפרודוקטיביות

כולנו רוצים להיות יותר פרודוקטיביים, כלומר להפיק יותר מהזמן והאנרגיה שלנו. להפיק יותר מה? תלוי! הכוונה בפרודוקטיביות היא להתקדם במידה הרבה ביותר אל עבר המטרות שהגדרנו.

אז הנה תכנית בת 5 שלבים פשוטים להגברת הפרודוקטיביות שלכם.

1. שלב ראשון – לאן נוזל הזמן?

2. שלב שני- תעדוף אקטיבי.

3. שלב שלישי – לו"ז יומי יעיל

4. שלב רביעי – אופטימיזציה של סביבת העבודה

5. שלב חמישי – הגנה על הזמן והפוקוס מפני הסחות דעת

לאן נוזל הזמן? – כתבה 1 מתוך 5 בסדרה.

מפו את השימוש שלכם בזמן

רשמו בדיוק מה הפעולות שלכם וכמה זמן ארכה כל פעולה במשך שבוע.

זה קצת כמו יומן דיאטה- כזה שאתם רושמים בו כל מה שאכלתם ובאיזו שעה.

המפה הזאת כשלעצמה תעשה הבדל גדול. היא תיתן לכם מושג ריאליסטי לגבי כמה אורכות פעולות שונות, מתי אתם אפקטיביים ומתי פחות, ואיזה פעולות סרק לוקחות לכם למעשה המון זמן.

שימו לב להערכת חסר ולתכנון יתר

אנחנו נוטים כבני אדם להעריך את משך הזמן הנחוץ למשימות בצמצום, ואת ההספק שלנו בהגזמה. זה פשוט ככה אצל בני אדם. מחקרים מראים, לדוגמא, שמפתחים ואנשי תוכנה פרודוקטיביים רק 12.5 שעות בשבוע!

אם אנחנו מתכננים יותר מדי משימות ליום מסוים, לא רק שאנחנו יוצאים מתוסכלים, אנחנו גם לא נאלצים להחליט אילו משימות הכי חשובות וייתכן שנבצע דווקא את אלו שפחות.

לגבי כל משימה שאלו את עצמכם לא כמה זה לקח לי בעבר, אלא – כמה זמן משימה כזאת תיקח לאנשים כמוני.

מה זולל לכם את הזמן?

מחקרים מראים שרוב העובדים משקיעים 80% מהזמן שלהם במענה למיילים וטלפונים ובהשתתפות בישיבות. עוד נמצא כי אנשים בודקים את המייל או הוואטסאפ שלהם כל 6 דקות או פחות מכך.

טיפול בתקשורת נכנסת באופן מרוכז מספר פעמים ביום (האידיאלי – לא יותר מ-3 פעמים ביום) היא הדרך הטובה ביותר לחזור לפוקוס ולחסוך זמן. בנוסף, ניתן להשתמש באפליקציות יעודיות כגון RescueTime על מנת לדעת כמה זמן אנחנו משקיעים בתקשורת ובאילו ערוצים. יכול להיות שתגלו למשל, שהפייסבוק גודל לכם 25% מהזמן.

מעקב אחר התקדמות יומית

ניטור ההתקדמות היומית ביחס למטרות שלכם יכולה לתרום משמעותית לניהול הזמן ולמוטיבציה שלכם. איך עושים את זה?

1. אפשר ליצור אמצעי ויזואלי למדוד את ההתקדמות שלכם אל מול המטרה. דוגמא לכך אפשר לראות במוקדי מכירות – לוחות שמציינים את היקף המכירות בפועל אל מול היעד.

2. אפשר להשתמש ב PAPER CLIP STRATEGY. מהי האסטרטגיה הזאת? את השיטה הזו פיתח בחור בן 23, ברוקר בשם טרנט דירסמית'. הוא הציב לעצמו לעשות כל יום 120 שיחות מכירה. בתמצית – הוא התחיל כל יום עם צנצנת ריקה וצנצנת ובה 120 ריבוע נייר. בכל פעם שהשלים שיחת טלפון העביר ריבוע כזה לצנצנת הריקה. בגיל 24 הוא הרוויח כבר 75 אלף דולר לשנה שהם שווי ערך ל 125 אלף דולר של ימינו.

מטרות חכמות וסדרי עדיפות

קרה לכם שהגעתם לסוף היום ושאלתם את עצמכם – אז מה בעצם עשיתי היום? תמיד יהיו יותר משימות מתקציב הזמן שלרשותנו, והטריק הוא לעשות רק את הדברים המשמעותיים באמת. בשלב הראשון הבנו מה באמת תקציב הזמן שלרשותנו.

עכשיו השאלה – איך מנתבים אותו למה שחשוב.

1. כתבו את המטרות שלכם- (אישיות, עסקיות, ארגוניות) לחצי שנה הקרובה לא. זה לא מספיק שאתם יודעים אותם. הן צריכות להיות כתובות. אני ממליצה על בין 3 ל-5 מטרות. ניהול זמן אופטימלי הוא כזה שמשרת את קידום המטרות שלכם. אם תהיו "על" המטרות שלכם – מן הסתם ניהול הזמן שלכם ישתפר. זכרו שמטרות שהוצבו נכון הן ספציפיות, ניתנות למדידה, נתפסות על ידכן כברות השגה ומוגבלות בזמן ספציפי.

2. הכינו תכנית למימוש המטרות- מחקרים מראים שהסיכוי לממש מטרות גדול פי 2-3 כאשר יש לנו תכנית ברורה למימושן.

3. תרגמו את המטרות לקוביות זמן – לדוגמא אם אחת המטרות שלכם היא לתחזק בלוג. כדאי להכניס קוביית זמן קבועה של שעה או שעתיים בשבוע ללו"ז.