9 טריקים של יזמים להגברת האפקטיביות

כל כך הרבה עצות, טריקים וטיפים להגברת יעילות ואפקטיביות. שמעתם כבר את כולם?

הנה כמה טריקים מהארסנל של יזמים עסקיים – שהם בוודאי האנשים הכי אפקטיביים שיש.

מס' 1 – לעבוד כנגד השעון המתקתק

אני שומעת הרבה פעמים בסדנאות – "כשאני בלחץ אני עובד הכי טוב".

ואכן, מחקר שנערך ב MIT בעניין דחיינות הראה בבירור שדד ליין גורם לנו לעבוד הרבה יותר יעיל וחכם. בבית ספר צריכים להכין שיעורים עד המפגש הבא, שמתרחש באופן טיפוסי בעוד יום יומיים. ככל שמתבגרים הפרויקטים והמשימות גדלים ואיתם טווחי הזמן, מה שעשוי להקשות עלינו. עבור מי מאתנו שהוא עצמאי – האתגר גדול שיבעיים.

מה דעתכם לצאת לבית קפה עם הלפטופ בלי המטען ועם כוונה לבצע משימה אחת מוגדרת שמשך ביצועה מתאים לאורך החיים של הסוללה שלכם? המחיר של אי עמידה בלוח הזמנים הוא לחזור לקחת את המטען…

מס' 2 – מה אם העכבר שלכם היה ספידי גונזאלס

ברור שאם המחשב שלכם או העכבר שלכם איטי, אתם מבזבזים המון זמן. יש גם המון קיצורים לפקודות על ידי שימוש במקלדת במקום העכבר מה שמקצר את משך העבודה גם כן.

אני באופן אישי למדתי הקלדה עיוורת ואני בטוחה שזה חסך לי מיליוני דקות במהלך השנים.

מס' 3 – זמן קצוב לקבלת החלטות

קבעו זמן מוגדר לקבלת כל החלטה. לפני קבלת החלטה קטנה (מה ללבוש, לאן לצאת לארוחת צהריים) מומלץ לעצור לדקה (על השעון) ולפרוס את האפשרויות בראש. אם זו החלטה מורכבת תזמנו 24 שעות. במקרי הביניים – חשבו על האפשרויות לאורך שתיית כוס קפה אחת. אם זו החלטה משנה חיים תישנו עליה לילה וקחו עוד 24 שעות נוספות.

תחימת הזמן מאפשרת לנו לזרז את קבלת החלטות מחד, תוך שיש לנו מספיק מרחב ונחת לשקול מאידך. אגב, מספרים שסטיב ג'ובס לבש אותם בגדים כל יום על מנת לחסוך את הזמן והאנרגיה בקבלת ההחלטה מה ללבוש. זה כלל שבטח היה חוסך לי אישית לא מעט זמן.

מס' 4 – משימות חוזרות

הכניסו לאפליקציית המשימות שלכם משימות חוזרות, אפילו אם החזרתיות שלהם היא לשנה. לדוגמא: לדאוג למתנות הפסח של העובדים, לתכנן את יום ההולדת של הילדים, להגיש את הדוח השנתי, להכין תכנית שיווק או הדרכה לשנה הבאה או לדאוג לחיסון של הכלב.

הידיעה שהכל רשום ומסודר ומתוזמן באופן ריאלי חוסכת ים אנרגיה.

מס' 5 – במקום להיות עסוק… להיות פרודוקטיבי

אנחנו חושבים משום מה שלהיות עסוק זה טוב, שמישהו נורא עסוק בעבודה הוא חשוב, תותח, יעיל, קריטי לארגון. שמישהו שעובד הרבה שעות מפיק יותר. קחו הפסקה לחשוב, קחו חופשה, או עשוי מדיטציה. בקיצור – קחו זמן לתדלק את עצמכם ברמה האישית. בטוח תפיקו יותר.

מס' 6 – מישחוק

הכוונה במשחוק הוא לקחת תהליכים קיימים ולשלב בהם מאפיינים של משחקים על מנת להגביר מוטיבציה ומעורבות.

לדוגמא:

התערבות עם חבר על סיום משימה כלשהי, או קביעת פרס לעצמכם באם תגיעו למדד מסוים.

מס' 7 – פגישות עם עצמכם

אנחנו נוטים להכניס ליומן רק פגישות עם אנשים אחרים. אבל מה עם כל המשימות החשובות שעלינו להשלים בעצמנו? אם נחשוב על המשימות הכי חשובות להשבוע ומה משך הזמן הריאלי לביצועם, נוכל להכניס פגישות עם עצמנו ביומן לכל אחת מהמשימות הללו ולהגביר משמעותית את הסיכוי שהם אכן יבוצעו.

מס 8 – תכננו בדקדקנות והיו גמישים עם הביצוע

כן, אתם מתכננים ואלוהים צוחק. אבל בכל זאת, וכמו שרוזוולט אמר- אין בתכניות כל טעם, אך תכנון הוא הכל.

איך זה יתכן?

תמיד יהיו פערים בין תכנון לביצוע ובכל זאת יש לתכנון ערך רב. ראשית – חלק גדול ממנו בכל זאת מתרחש. שנית – כשמגיעה דרישה בלתי מתוכננת לזמן ולאנרגיה שלכם אתם עוצרים לחשוב האם לקיים את התכנון או לטפל בבלת"ם בעוד שכשאין תכנון – פשוט נעתרים לכל דרישה. ובנוסף – כאשר אנחנו מתכננים את הזמן שלנו אנחנו נוטים להיות במודעות לערכו, ולחלק אותו במשורה.

מס 9 – הפסיקו להשוות

כשאנחנו משווים את עצמנו לתותח ההוא, ולסופרוומן ההיא – איכשהו תמיד יוצא שאנחנו פחות, מה שמוריד את המוטיבציה והאנרגיה שלנו ומפחית פרודוקטיביות. לכולנו יש ימים טובים יותר וטובים פחות. תחשבו דווקא על מה הגשמתם. מה הספקתם. איזה רעיונות טובים היו לכם.