תעדוף אקטיבי

תכנית חומש לפרודוקטיביות

כולנו רוצים להיות יותר פרודוקטיביים, כלומר להפיק יותר מהזמן והאנרגיה שלנו. להפיק יותר מה? תלוי! הכוונה בפרודוקטיביות היא להתקדם במידה הרבה ביותר אל עבר המטרות שהגדרנו.

אז הנה תכנית בת 5 שלבים פשוטים להגברת הפרודוקטיביות שלכם.

1. שלב ראשון – לאן נוזל הזמן?

2. שלב שני- תעדוף אקטיבי

3. שלב שלישי – לו"ז יומי יעיל

4. שלב רביעי – אופטימיזציה של סביבת העבודה

5. שלב חמישי – הגנה על הזמן והפוקוס מפני הסחות דעת

תעדוף אקטיבי – כתבה 2 מתוך 5 בסדרה.

לעולם יהיו לנו יותר משימות מזמן לבצע אותן. לכן תעדוף הוא קריטי.

כדאי להתחיל בריכוז כל המשימות במקום אחד ככל שניתן.

המקום הכי טוב לדעתי הוא אפליקציית ניהול משימות ייעודית על הטלפון שלכם. אפשר ליצור קטגוריות שיבדילו בין משימות לבין פרויקטים או מטרות שאותם יש לפרק לכדי משימות.

נסו לזהות את הפרטו שלכם

אותם 20% מהפעולות שמניבות את 80% מהתפוקה.

אפשר להשתמש בכלל של מטריצת אייזנהאואר שקובעת שיש להגדיר 2 פרמטרים עבור כל משימה – כמה היא חשובה ו-כמה היא דחופה ולנסות להתרכז במשימות שהם גם וגם.

בעיניי עצם העצירה לחשוב על הפרמטרים הללו לגבי כל משימה מגדילה את הסיכוי להיות בפרטו שלכם.

האצילו סמכויות לפי כלל ה 30X

למרות שברור לכולם שהאצלת סמכויות היא מפתח לניהול זמן יעיל, מחקרים מראים שעובדים משקיעים מעל 40% מהזמן שלהם במשימות שיכלו להאציל לאחרים.

המחשבה שנצטרך כאן ועכשיו להשקיע המון זמן ללמד או להסביר משימה לאדם אחר עוצרת אותנו. הכלל של John C. Maxwell הוא- אם מישהו יכול לעשות את זה טוב ב 80% כמוכם – האצילו! Rory Vaden מציע להשקיע פי 30 ממה שלוקח לך לעשות משימה רפטטיבית ללמד מישהו אחר לעשות אותה (כלל ה X30).

הגנו על סדר העדיפות שלכם על ידי הסכמה לומר לא ללקוחות, קולגות ואפילו למנהל שלכם.

"לא" – זאת החלטה. "כן" – זאת כבר אחריות.

איך מצליחים לומר לא? שתפו את המבקש במה תכננתם ומה תהיה המשמעות של לומר לו כן.

אם מדובר בלקוח בדקו אם אפשר להפנות אותו לקולגה או להציע פתרון חלופי.