לו"ז יומי מועיל

תכנית חומש לפרודוקטיביות

כולנו רוצים להיות יותר פרודוקטיביים, כלומר להפיק יותר מהזמן והאנרגיה שלנו. להפיק יותר מה? תלוי! הכוונה בפרודוקטיביות היא להתקדם במידה הרבה ביותר אל עבר המטרות שהגדרנו.

אז הנה תכנית בת 5 שלבים פשוטים להגברת הפרודוקטיביות שלכם.

שלב ראשון – לאן נוזל הזמן?

שלב שני- תעדוף אקטיבי

שלב שלישי – לו"ז יומי יעיל

שלב רביעי – אופטימיזציה של סביבת העבודה

שלב חמישי – הגנה על הזמן והפוקוס מפני הסחות דעת

לו"ז יומי מועיל – כתבה 3 מתוך 5 בסדרה.

אמצו רוטינת בוקר שנותנת לכם מומנטום. הנה כמה כללי אצבע:

1. אל תשתמשו בכפתור ה"נודניק".

2. עדיף להימנע מלהתחיל את היום בקטע של דחיינות וחוסר אנרגיה.

3. פעילות שמנקה את המוח לקראת היום (כתיבה או מדיטציה למשל) יוצרת ראש נקי ומגדילה פרודוקטיביות.

4. החדשות מעצבנות אתכם? אז למה על הבוקר?

5. להניע את האיברים מוקדם בבוקר, אפילו באיזו הליכה קצרה בחוץ, משנה את היום כולו לטובה.

6. יצרו "טמפלייט לוז שבועי" בעזרת ניהול זמן בקוביות time blocking.

מי שלא מתכנן את היום שלו הופך ממנהל למנוהל.

שיטה נוחה לתכנן את היום היא לצור קוביות זמן לפעילויות או משימות שתרצו לבצע באותו יום.

תכנון בקוביות מחייב אותנו להתעמת עם תקציב הזמן שלרשותנו, ואנחנו נאלצים לבחור את הפעילויות הכי חשובות באמת.

איך מתחילים לנהל זמן בקוביות?

התחילו מפעילויות שחוזרות על עצמם – פגישות עם המנהל/העובדים שלכם, ישיבת צוות וכן הלאה.

1. קוביות לתקשורת – הכניסו קובייה לטיפול בתקשורת נכנסת (מייל, החזרת טלפונים וואטסאפים) שלוש פעמים ביום.

2. אל תשאירו את המייל שלכם פתוח כל היום למרות שמאוד מפתה להציץ בו.

מחקרים מראים שאנחנו בודקים את אפליקציות התקשורת שלנו כל 6 דקות בממוצע, ומורידים בכך דרמטית את התוצאות שלנו. המעיטו בבדיקות הללו ככל האפשר – זה יגביר את האפקטיביות שלכם בעד 30%.

1. שבצו זמן למשימות ספציפיות שאתם רוצים להשלים השבוע.

ייתכן ולמשימה גדולה תשבצו כמה קוביות זמן (לדוגמא- הכנת תכנית שיווק דורשת 10 שעות ואני מעדיפה לעשות אותה ב -5 פגישות של שעתיים כל אחת).

1. שבצו ביומן שלכם buffer – קוביית זמן להפרעות, בלת"מים ופיצוי על הערכות חסר

לא מולטי סאסקינג כי אם סינגל טאסקינג

אנחנו לא באמת יכולים לבצע באופן אפקטיבי כמה משימות בו זמנית, אלא אם אלו משימות שלא דורשות מאיתנו שום יכולת חשיבה, תשומת לב או פוקוס.

התוצאה של ניסיונות למולטי טאסקינג הוא מעבר ממשימה למשימה תוך בזבוז אדיר של הזמן שלנו. סיימו משימה או חלק ידוע ומנוהל ממנה, ואז עברו לאחרת.

High time / Low time

מתי אתם הכי אנרגטיים, מפוקסים, יצירתיים?

אני לדוגמא הכי אפקטיבית מוקדם מוקדם בבוקר. בזמן הזה שבצו באופן מכוון משימות שדורשות משאבים קוגניטיביים ומנטליים. נצלו את השעות שאתם יותר עייפים או פחות מפוקסים למשימות יותר טכניות או רוטיניות.