איך לעשות רק את מה שחשוב ביותר?

יש לכם ים מה לעשות. והכל נורא חשוב, ונורא דחוף. יש לכם רשימה אין סופית של משימות, חלקם בפוסט איט, בטלפון, באיזו אפליקציה שכוחת אל. קיצר – בלגאן!

הי, יש פתרון!

הנה כמה שיטות שיעזרו לכם לדעת בדיוק מה לעשות קודם. נשאר רק לבחון ולהחליט מה השיטה שהכי מתאימה לכם.

מטריצת איזנהאואר – דחוף/חשוב

מי שהמציא את השיטה הזו נשיא ארה"ב אייזנהאואר שאמר: "יש לי שני שתי סוגי בעיות: הדחופות והחשובות. הדחופות אינן חשובות, והחשובות אינן דחופות". זה היה הבסיס למה שנקרא כיום "מטריצת אייזנהאואר".

הרעיון הוא, שעם הכנסת משימה לרשימת המשימות שלכם, או לאפליקצית המשימות שלכם (והאופציה השניה עדיפה חד משמעית) כבר תשייכו את המשימה לאחת הקטגוריות.

חשוב

הביצוע או אי הביצוע של המשימה ישפיע על הרבה אנשים ופרויקטים.

משימות אחרות תלויות בהשלמת המשימה הזו

יש ערך גדול להשלמת המשימה

המשימה שייכת ל"פארטו" (20 אחוז שנותן 80 אחוז)

דחוף

המועד של המשימה כבר עבר

מועד הביצוע של המשימה ממש קרוב

המשימה דורשת תשומת לב מיידית

ההשלכות של אי ביצוע המשימה מיידיות

שיטת הצפרדע של בריאן טרייסי

מרק טווין אמר, שאם תאכל צפרדע חיה לארוחת הבוקר בכל יום, שום דבר גרוע יותר לא יוכל לקרות באותו יום. הנמשל הוא – בוא נתחיל עם המשימה הקשה. איך עושים את זה?

אנחנו יוצרים 4 קטגוריות של משימות:

1. לא רוצה לעשות, והאמת היא שלא ממש חיוני

2. לא רוצה לעשות, אבל חיוני (מי אמר דחיינות ולא קבל?)

3. רוצה לעשות והמשימה חיונית

4. רוצה לעשות, והמשימה לא חיונית

מבין שתי הקטגוריות של המשימות החיוניות – הרעיון הוא להתחיל מהמשימה המכוערת ביותר.. ואז כל השאר יהיה הרבה יותר קל..

שיטת ה אב' של בריאן טרייסי

אלו השלבים:

1. עברו על המשימות שלכם ודרגו אותם מא' עד ה' כאשר א' הוא הגבוה ביותר.

2. עברו על משימות שדורגו א' והוסיפו להם מספרים 1-2-3.

בקיצור, הא'1 יהיו הצפרדעים הדחופות וגם חשובות שלכם.

לפי תורת הזן

בכל תחילת יום רשמו לפניכם את שלושת המשימות שחייבים לסיים היום. זהו. אם סיימתם את המשימות ועדיין יש עוד זמן – עצרו ורשמו שוב – מה שלושת המשימות שעליי לסיים היום. השיטה הזו מסתמכת על האינטואיציה, אבל אם חושבים על זה – זה נכון לגבי כל שאר השיטות.

מנסיוני

בזמן, כמו בדיאטה וכמו בכסף – ברגע ששמים את תשומת הלב על הנושא, ובוחרים מתודה כלשהי (הרבה פחות חשוב איזו בדיוק) – הדברים מתחילים להתקדם ולהשתכלל.